엑셀의 가장 큰 특기 중의 하나가 자동 채우기(Auto Filling)입니다. 값도 채우고 수식도 채우고 그야말로 다 알아서 자동으로 채워주는 환상적인 기능이죠. 작업이 몇 배는 더 수월해진답니다. 따라와 보세요. 참, 모두 컴퓨터에서 실습은 하고 계신거죠? 웹에서 단순히 보고 끝나면 자기 실력이 되지 않습니다. 컴퓨터에서 꼭 실습을 해보세요!
자동 채우기 기능은 인접한 셀로 내용을 복사하거나 날짜처럼 연속된 데이터를 쉽게 채우기 위해 사용합니다. 자동 채우기는 셀의 오른쪽 아래에 있는 채우기 핸들을 드래그하면 됩니다. 직접 해볼까요?
1. 데이터 채우기와 지우기
자동 채우기의 기본 기능은 연속된 셀로 같은 값의 데이터를 채우거나 다시 지우는 것입니다. A1셀에 2를 입력한 후 A6셀까지 채워보겠습니다. 채우기를 하는 중에는 풍선상자(스크린 팁 : 조그만 상자)가 나타나서 채워지는 데이터를 미리 볼 수 있습니다.
① A1셀에 2를 입력합니다. 그 후 채우기 핸들을 표시합니다.
② 마우스 왼쪽 버튼을 누른 상태에서 A6 셀까지 드래그 합니다.
③ A1부터 A6셀까지(A1:A6) 같은 데이터가 채워졌습니다.
마지막 셀에서 다시 반대 방향으로 채우기 핸들을 끌어주면 채워졌던 데이터가 지워지게 됩니다.
④ A6셀에서 채우기 핸들을 표시합니다. 그 후 A2셀까지 다시 마우스로 드래그합니다. A3부터 A6셀의 내용이 모두 지워졌습니다.
데이터가 지워지는 것은 원래 채우기 핸들의 기능은 아니지만, 실제로는 최종적으로 채우기 핸들을 끝낸 곳까지만 데이터가 채워지는 효과를 이용하는 것입니다. 이렇게 채우기 핸들은 셀에 숫자가 들어있을 때는 기본적으로 같은 데이터를 복사하는 데 사용됩니다. 또한 채우기 핸들은 행이나 열 어떤 방향으로도 사용이 가능합니다.
2. 채우기 핸들로 수치 증감시키기
채우기 핸들로 수치를 복사만 할 수 있는 것은 아닙니다. Ctrl키를 누른 상태에서 채우기를 하면 1만큼 증가된 수가 채워지게 되고, 사용자가 원하는 증감치를 입력해서 사용할 수도 있습니다.
① A1셀에 1을 입력한 후 채우기 핸들을 표시합니다. 그 후 Ctrl키를 누릅니다. 채우기 핸들의 오른쪽 위에 +표시가 생깁니다.
② Ctrl키를 누른 상태에서 A5셀까지 드래그합니다.
③ 1씩 증가된 수치가 채워졌습니다.
사용자가 원하는 수치만큼 증감시키면서 채우기를 할 수도 있습니다. 이때는 적어도 2개의 데이터를 입력한 다음 채우기를 해야 합니다. 다시 말해서, 처음 숫자와 두 번째 숫자의 차이만큼 가감하면서 채워집니다. (두 데이터의 차이만큼 증감시켜서 채우기)
① A1셀과 A2셀에 각각 1과 3을 입력합니다. A1:A2셀의 범위를 선택한 후 A2셀에서 채우기 핸들을 표시합니다. A9셀까지 채우기합니다.(드래그)
② 다음 그림처럼 2 만큼(1과 3의 차이) 증가한 데이터가 채워졌습니다.
3. 문자 채우기
채우기 기능은 숫자에만 해당되는 것이 아니라 문자와 날짜 등에서도 사용할 수 있습니다. 다음 데이터를 입력한 상태에서 전체 범위를 선택한 후 채우기를 해보세요. 엑셀이 정확하게 연속된 데이터를 채워줍니다.
① A1:D1셀에 각각 “1월, 갑, 자, 1사분기”를 입력하고 A1:D1셀의 범위를 선택합니다. D1셀에서 채우기 핸들을 표시한 후 12행까지 채우기합니다.
② 문자데이터가 자동으로 채워졌습니다.
신기하죠? 엑셀이 인공지능일까 하는 의문도 생기게 되는 부분입니다. 이 목록은 사용자 정의 목록에 정의된 항목에 대해서만 적용되는데, 사용자 정의 목록은 [파일]탭의 [옵션]-[고급]을 선택한 다음 사용자 정의 목록 탭에서 변경하거나 추가할 수 있습니다.
4. 마우스 오른쪽 버튼을 이용한 채우기 옵션
지금까지 자동 채우기는 마우스 왼쪽 버튼을 이용해서 했지만, 마우스 오른쪽 버튼을 이용해서 채우기를 하면 보다 다양한 옵션으로 채우기를 할 수 있습니다. 다음 그림에서 기본적으로 채우기를 하면 일수가 증가하면서 채워지지만 마우스 오른쪽 버튼으로 채우기를 했을 경우에는 월 채우기, 년 채우기 등 다양한 옵션을 선택할 수 있습니다.
① A1 셀에 날짜를 입력합니다. 그 후 마우스 오른쪽 버튼으로 채우기 합니다.
② 마우스를 떼면 단축메뉴가 나타납니다. 단축메뉴에서 [연 단위 채우기]를 선택합니다. 다음 그림처럼 월과 일에는 변화가 없고, 연도가 증가하면서 채워졌습니다.
정말 편리한 기능이죠? “평일 채우기”를 하면 채우기 한 데이터에서 토, 일요일을 제외한 날짜만 채우기가 되는 것입니다.
5. 수식 자동 채우기
채우기 핸들로 계산식 채우기 채우기 핸들을 잘 활용하면 얼마나 편하게 작업할 수 있는지를 아셨죠? 채우기 핸들의 기능은 여기서 끝나지 않고 계산식을 채우는 데에도 활용됩니다. 간단한 성적표를 예로 알아보겠습니다.
일단 함수식을 이용해서 갑돌이의 합계를 구합니다. 그렇다면 나머지 사람들도 모두 같은 작업을 반복해야할까요? 엑셀에서는 그럴 필요가 없습니다. 채우기 핸들이 해결해 주니까요.
① E6 셀에 “=SUM(B6:D6)”를 입력해서 합계를 구합니다. 그 후 E8셀까지 드래그해서 채우기합니다.
② 다음처럼 나머지 학생의 성적 합계도 자동으로 채워졌습니다.
이제 채우기 핸들을 어떻게 이용하는지 아셨죠? 엑셀은 그 기능은 정말 엑셀런트(Excellent)하답니다. 마이크로소프트가 마음에 들든 그렇지 않든 자신의 경쟁력을 키우는데는 필수적인 프로그램이고, 전 세계적으로 거의 표준 프로그램이 되어 있으니 계속 열심히 하세요!
