엑셀을 단순히 수식과 표계산만 하는 프로그램으로 생각하는 경우가 있는데, 이는 잘못된 생각입니다. 다른 워드프로세서없이 엑셀만으로도 완벽한 문서를 만들어 낼 수 있으며 오히려 어떤 면에서는 표와 수식을 보다 쉽게 이용할 수 있기 때문에 더 수월하게 작업할 수 있습니다. 서식을 지정하는 것은 입력된 데이터를 보다 효과적으로 나타내기 위한 작업입니다. 우선 다음 데이터를 비교해봅시다.
똑 같은 데이터지만 서식이 지정 데이터가 훨씬 선명하고 의미전달도 빨리 됩니다. 서식은 이렇게 입력된 데이터에는 영향을 미치지 않지만 데이터 전달의 효율성을 위해서 시트를 꾸미고, 다르게 보이는 기능을 합니다. 서식을 지정한다고 원본데이터가 변하지는 않는다는 것을 꼭 명심해두세요! 특히 엑셀 2007부터는 리본 메뉴를 통해 서식 작업 및 미리 정의된 서식을 적용할 수 있는 스타일 기능이 강력해져서 더욱 쉽게 워크시트 서식 작업을 할 수 있습니다.
셀 서식 지정하기
셀에 서식을 지정하는 것도 기본적인 원리는 다른 워크시트 작업과 동일합니다. ① 서식을 지정하려는 셀 범위를 먼저 선택하고, ② 셀서식 명령을 내리는 것이죠. 셀 범위는 마우스로 드래그해서 선택하면 되고, 서식 명령을 내리는 방법은 여러가지가 있겠죠? 마우스 오른쪽 클릭을 통한 단축 메뉴를 사용해도 되고, 리본메뉴에서 명령을 내릴 수도 있을겁니다. 그렇죠? 이런 것들을 모두 외우려고 하지 마시고, 기본적인 방법과 컨셉을 이해하시는 것이 중요합니다!
간단한 성적표 데이터에 서식을 지정하는 작업을 한번 해보자구요.
① 현재 성적표에 제목이 없으니 “성적표”라는 제목을 입력해보겠습니다. 데이터의 제일 위에 단축 메뉴를 이용해 한 행을 삽입하고 “성적표”를 입력합니다.
② 제목은 전체 셀에서 병합하고 가운데 맞춤을 해주면 좋겠죠? A1:E1 범위를 선택한 후 [홈-병합하고 가운데 맞춤]을 클릭합니다.
다음 그림과 같이 제목이 전체 데이터 크기에 맞게끔 셀병합되고 가운데 맞춤되었습니다.
③ 다음으로 셀 테두리를 지정해서 명확하게 구분을 해보겠습니다. 이것은 제가 선호하는 방식인데, 인쇄를 할 때는 셀 구분선은 보이지 않는다고 앞에서 배웠죠? 그래서 저는 구분이 필요한 데이터일 경우 명확한 전달을 위해서 셀 테두리를 입힌답니다. 역시 범위를 선택하고 [홈-셀 테두리-모든 테두리]를 선택합니다.
자 이제 데이터는 어느 정도 구분이 되었습니다. 이제 각 타이틀의 서식을 적용하고 셀 서식 대화상자와 리본 메뉴를 이용하는 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.
셀 서식 대화 상자
기본적으로 엑셀의 모든 서식 작업은 셀 서식 대화 상자에 모두 포함되어 있습니다. 글꼴을 변경하거나 문단을 조정하고, 셀 테두리 등에 관한 모든 내용을 포함하고 있는 대화상자라 할 수 있죠. A1셀을 마우스 오른쪽을 클릭한 후 셀서식 대화상자를 실행해봅니다.
[Tip - 미니 도구 모음]
위 그림을 보시면 셀 바로 위에 작은 도구모음이 추가로 생긴 것을 볼 수 있습니다. 엑셀 2007에서 제공되는 미니 도구 모음이라는 기능인데요, 사용자가 현재 셀에서 실행할 수 있는 명령 모음을 간단히 모아서 보여주는 것이라 생각하면 됩니다. 만약 현재 선택한 셀의 글자 크기만 변경하려면 굳이 셀 서식 대화상자로 들어갈 필요 없이 미니 도구 모음에서 바로 실행해도 된답니다~
우리는 공부를 해야하니까 셀 서식…을 선택해서 셀 서식 대화상자를 실행해 봅니다. 셀 서식 대화상자는 총 6의 탭으로 구분되어 있습니다. 각 탭은 매우 직관적으로 구성되어 있어서 추가 설명없이도 이해가 될 수 있을겁니다. 사용자 지정 서식은 중급 강좌에서 배우게 되니 지금부터 머리싸매고 고민하실 필요 없구요.
표시 형식
맞춤
글꼴
테두리
채우기
보호
셀 서식 대화 상자는 서식을 적용할 때 자주 사용하기 때문에 단축키인 CTRL+1 을 기억하시면 더 쉽게 불러올 수 있습니다.
스타일 활용하기
스타일이란 적용할 서식들을 미리 정의해둔 것으로 이해하시면 됩니다. 아래한글이나 다른 워드 프로그램을 많이 사용해 보신 분들은 바로 이해하셨을텐데요, 엑셀도 스타일을 지원한답니다. 더욱이 셀에 적용될 스타일을 변경하기 전에도 미리 볼 수 있어서 직관적인 서식 작업이 가능합니다.
[홈-셀 스타일]을 클릭해보면 다음 그림처럼 엑셀에서 기본적으로 정의해둔 스타일들이 있습니다. 물론 여러분들이 직접 스타일을 만들 수도 있고, 다른 스타일과 병합해서 사용할 수도 있습니다.
이 스타일을 잘 활용하면 셀 서식 대화상자를 이용하지 않고도 워크시트에 서식을 효과적으로 적용할 수 있습니다. 저는 아래와 같이 간단하게 적용해봤는데, 여러분들도 직접 스타일을 적용해보세요.
서식을 지정하는 방법에 정답은 없습니다. 다만 너무 많은 색상을 지정하면 데이터 구분이 더 힘들어지는 역효과를 가져올 수 있다는 것은 명심하시구요. 워크시트의 데이터를 효율적으로 표시하기 위한 것이 서식 작업이라는 것을 한번 더 가슴에 새겨두세요!
[Note - 컴퓨터 활용은 감을 잡는 것이 최고!]
제가 학교나 기업체에서 강의를 할 때마다 강조를 하는 것이 감(感)을 잡는 것에 대한 중요성입니다. 엑셀뿐만 아니라 다른 프로그램을 배울 때도 매우 중요한 부분인데요, 하는 방법에 대한 감을 잡지고 않고 무조건 외우려고 한다면 실력이 늘지 않습니다. 감을 잡고 있으면 설사 함수 식을 까먹었다고 하더라도 도움말을 참고해서 해결할 수도 있고 몇 번의 시행착오만을 거쳐서 끝낼 수 있습니다. 여러분들도 제가 강좌에서 계속 강조하는 기본적인 컨셉을 통한 "감"을 잡는 것을 소홀히 생각하지 말고 직접 실습을 해보면서 느끼셔야 됩니다!
