이제 본격적으로 세부적인 기능을 살펴보도록 하겠습니다. 이미 우리는 엑셀이라는 프로그램에 대해서는 어느 정도 그 활용법에 대해서는 알고 있습니다. 엑셀 통합문서까지 만들어봤으니까요 ^^ 이제 각 항목별 리본 메뉴를 살펴보면서 메뉴의 위치와 간단한 기능을 익혀보도록 하죠.
1. 파일 탭
파일 탭은 리본 메뉴의 제일 왼쪽에 있는데, 엑셀 2007에는 오피스 로고로 표시됩니다. 이 부분이 사용자들의 혼란을 많이 가져와서 2010에서는 [파일]이라는 전통적인 메뉴의 이름을 따온 것 같네요. 파일 탭은 파일 자체에 대한 정보 변경 및 저장, 열기 등을 할 수 있으며, 엑셀 프로그램 자체의 옵션을 선택하고, 인쇄를 할 수 있는 메뉴가 포함되어 있습니다.
눈여겨 봐둘 부분은 인쇄, 옵션, 사용권한, 공유 등이 파일 탭에 포함되어 있다는 것입니다. 옵션은 잠시 뒤에 바로 살펴 볼겁니다.
2. [홈] 탭
홈 탭은 엑셀을 실행시켰을 때 기본적으로 표시되는 리본 메뉴 항목입니다.
기본적으로는 클립보드, 글꼴, 맞춤, 표시형식, 스타일, 셀, 편집 이렇게 항목이 구분되어져 있네요. 이런 리본 메뉴의 항목들은 자신이 많이 사용하는 기능들로 따로 구성을 할 수도 있습니다.
이렇게 메뉴 항목을 변경하는 것은 앞에서 살펴본 [파일] 탭의 [옵션] 메뉴를 이용해서 하는 것이구요, 이 방법은 뒤에서 다시 배우게 됩니다. 그럼 간단하게 각 항목들을 살펴볼까요? 여러분들은 지금 엑셀의 기능을 미리 알아본다는 생각으로 유심히 보셔야 합니다.
① 클립보드
컴퓨터에서 클립보드란 용어는 복사한 것을 잠시 저장해두는 임시 저장소라고 이해하시면 됩니다. 예를 들어 A1셀을 복사해서 A2셀에 붙이고 싶다면 A1셀을 선택한 후 “복사” 명령을 내리고, A2셀을 선택한 후 “붙여넣기” 명령을 실행하면 되는 것이죠. 이렇게 클립보드 항목은 복사와 붙여넣기에 관한 작업을 하는 곳입니다. 단순히 복사/붙여넣기도 가능하지만 아주 고급 작업도 할 수 있답니다. 한번 해볼까요?
A4셀을 선택한 후 CTRL+C를 클릭해서 복사 명령을 내립니다. (키보드 왼쪽 아래의 CTRL키와 C를 동시에 누르면 됩니다. CTRL키를 누르고 있으면 C를 한번 더 누르는거죠.) 그리고 나서 클립보드 항목의 창표시 버튼을 눌러보세요. 아래 그림처럼 클립보드 표시 창이 나타나죠?
왼쪽에 표시된 클립보드에 현재 컴퓨터 메모리에 복사된 목록이 표시됩니다. A4셀을 보시면 점선이 깜빡이는게 보이시죠? 이건 현재 저 셀의 내용이 클립보드로 임시 저장(복사)되었다는 것을 의미하는 것입니다.
엑셀 2010에서는 재미있는 기능이 추가되었는데 바로 “붙여넣기 미리보기” 기능입니다. 현재 클립보드에 있는 내용이 붙여 넣어졌을 때 어떻게 보이는 지를 화면에서 미리보고, 원하는 방법으로 정확하게 붙여넣을 수 있게 된 것이죠. 현재 A4셀의 갑동이라는 내용이 복사되어 있습니다. 화면에서 G4 셀을 선택한 후 붙여넣기 확장 메뉴를 눌러 보세요. 그 후 붙여넣기 항목 위로 마우스를 가져가면 G4셀에 미리 그 결과를 볼 수가 있습니다.
붙여넣기 메뉴에서 다양한 붙여넣기 방식의 결과를 선택한 G4셀에서 미리 볼 수 있습니다. 붙여넣기도 단순히 값만 붙여 넣을 것인지, 아니면 셀 전체의 서식까지 붙여 넣을 것인지 등을 선택해서 할 수 있는데, 이 내용은 “선택하여 붙여넣기” 편에서 자세히 다루게 됩니다.
② 글꼴
글꼴 항목은 선택한 셀의 내용에 특정 글꼴 및 색상, 크기 조정 등을 할 수 있는 메뉴입니다. 추가적인 설명이 필요 없을 정도로 메뉴 자체가 직관적으로 구성되어 있습니다.
③ 맞춤
맞춤 항목은 셀에 입력된 글자의 정렬 및 기울기 등을 조절할 수 있는 곳입니다. 글자를 45도 기울인다던지, 가운데 정렬, 셀 병합 정렬 등을 할 수 있습니다.
④ 표시 형식
표시 형식은 셀에 표시되는 형식을 지정하는 곳입니다. 예를 들어 백만원(1,000,000원)을 입력한다고 가정해봅시다. 숫자 계산이 되어야 하기 때문에 셀에 실제로 “1,000,000원” 이렇게 입력하면 계산이 불가능해지거나(텍스트와 기호가 포함되어 있으므로) 아주 까다로와집니다.
이런 경우는 “1000000”이라는 숫자만 입력하고 표시 형식을 화폐단위로 해주면 화면에서 “\1,000,000.00”이라고 보여지지만 실제 셀에 입력된 값은 “1000000”이 되는 것이죠. 셀에 1000000을 입력한 후 [회계 표시 형식]에서 한국어를 선택해보세요.
아래와 같이 한국에서 사용하는 원단위로 표시가 되었죠? 이때 유심히 볼 부분이 바로 수식 입력줄입니다. 수식 입력줄을 보면 숫자인 1000000이 입력되어 있는 것을 볼 수 있습니다. 엑셀은 내부적으로 수식으로 이해하지만, 사용자의 편의를 위해 저렇게 표시는 해준다는거죠.
이렇게 다양한 표시 형식(소숫점, 퍼센트 등)을 지정할 수 있는 메뉴입니다.
⑤ 스타일
스타일은 미리 정의되어 있는 서식의 집합체입니다. 예를 들어서 제목은 항상 맑은 고딕체에 14의 크기를 가지고, 배경은 노란색으로 한다고 가정해 봅시다. 매번 제목을 저렇게 일일이 지정하려면 귀찮고 번거롭겠죠? 이때는 미리 저 서식을 스타일로 지정해놓고 클릭한번으로 바로 서식을 적용할 수 있는 것이죠.
엑셀이 제공하는 스타일은 크게 볼 때 조건부서식, 표 서식, 셀 스타일이 있습니다.
조건부 서식은 셀의 조건별로 서식을 지정하는 겁니다. 예를 들어 100이상은 빨간색, 미만은 회색으로 표시할 수 있는 것이죠. 조건부 서식은 뒤에서 자세히 배우게 됩니다. 엑셀은 아래 그림에서 보듯이 미리 정의된 셀 스타일을 제공합니다. 물론 여러분들이 직접 여러분들만의 스타일을 만드실 수도 있습니다.
⑥ 셀
셀 항목은 셀 자체의 삭제나 삽입, 그리고 셀의 서식을 지정하는 메뉴입니다. 확장 메뉴를 한 번씩 눌러보시면 바로 이해하실 수 있습니다.
⑦ 편집
편집 항목은 특징적인 구분을 짓기 어렵습니다. 기본적으로 자동 합계와 자동 채우기, 지우기, 정렬 및 필터링, 찾기 등으 포함되어 있네요. 저 메뉴들이 편집 항목에 포함되어 있다는 것만 알아두세요.
3. [삽입] 탭
삽입 탭은 말 그대로 각종 개체(Object)들을 시트에 삽입하는 메뉴입니다. 그림이나 차트부터 수식 기호의 입력 등을 삽입할 수 있으며, 엑셀이 자랑하는 막강한 데이터 분석 도구인 피벗 테이블도 삽입 탭에서 삽입할 수 있습니다.
연습 삼아서 기호 입력을 한번 클릭해보세요. 셀에 키보드로 입력할 수 없는 다양한 수식을 입력할 수 있습니다. 피타고라스의 정리 템플릿도 있네요. ^^
4. [페이지 레이아웃] 탭
페이지 레이아웃 탭은 메뉴 이름 그대로 작업 중인 워크시트의 페이지 자체 설정에 관한 부분입니다. 엑셀 2007에서 소개된 테마를 적용하거나 페이지의 용지 설정, 여백 및 배경 그림의 삽입 등 페이지 자체의 보여지는 레이아웃을 설정할 수 있습니다.
5. [수식] 탭
수식 탭은 엑셀의 가장 기본적이면서도 막강한 기능인 각종 자동 수식 및 함수에 관련된 메뉴가 있는 곳입니다. 특이한 것은 “이름 관리자”가 수식 탭에 있다는 것인데, 우리가 앞에서 배웠듯이 이름은 수식에서 활용하기 위해서 정의하는 것이니 이해가 될 법도 합니다. 각 함수 라이브러리와 이름, 그리고 수식 분석과 계산에 관한 메뉴가 있습니다.
6. [데이터] 탭
데이터 탭에서는 엑셀을 데이터베이스 도구로 활용할 수 있는 메뉴를 제공합니다. 외부 데이터(웹이나 외부 DB파일)를 엑셀로 가져오는 도구부터 필터링, 그리고 각종 분석 도구를 제공합니다. 특히 부분합이나 그룹화 등을 할 수 있는 윤곽선 항목이 데이터 탭에 포함되어 있다는 것을 기억해 두세요.
7. [검토] 탭
검토 탭은 엑셀의 핵심 기능을 보조해주는 항목들입니다. 맞춤법 검사부터, 메모 관리, 그리고 변경 내용을 추적하는 기능 등이 포함되어 있습니다.
8. [보기] 탭
보기 탭에서는 화면에 보여지는 것들에 대한 설정을 할 수 있습니다. 화면을 확대/축소하거나 셀 경계선을 보이고 감추는 등의 작업을 하는 것이죠. 글자 크기를 작게하면 데이터 자체가 변경되는 것이지만, 보기 탭에서 확대/축소하는 것은 데이터 자체는 변함이 없고, 화면에 보여주는 것만 변경되는 것입니다. 특이한 것은 “매크로”가 포함되었다는 것이네요. 매크로는 반복되는 작업을 기록했다가 그대로 다시 작업을 실행할 수 있는 기능인데, 왜 [보기] 탭에 포함되어 있는지는 알 수가 없네요 ^^
마우스 오른쪽 클릭의 마술
이번에는 엑셀의 효율적인 작업을 위해 필수적인 마우스 오른쪽 클릭에 대해서 알려드리겠습니다. 엑셀뿐만 아니라 모든 컴퓨팅 환경에서 마우스 오른쪽 클릭은 “단축 메뉴”를 사용자에게 제공해주는 역할을 합니다. 이 메뉴는 마우스 포인터가 위치한 곳에 따라 틀린데, 쉽게 생각해서 현재 마우스 포인터가 위치한 곳에서 할 수 있는 메뉴를 모아서 보여준다고 생각하시면 됩니다.
매우 중요한 부분이니 처음 배우는 분들은 꼭 기억해두시기 바랍니다. 전혀 모르는 프로그램이라도 마우스 오른쪽 클릭으로 단축 메뉴를 불러보면 일단 대강이라도 할 수 있는 일을 알게 되는 것이죠. 제가 잘 사용하는 말이 있습니다. 백문이 불여일클릭! 한번이라도 실습을 하면서 감을 잡는게 제일 중요합니다. A1셀에 데이터를 입력하고 마우스 오른쪽을 클릭해보세요.
메뉴가 표시되죠? 이걸 단축메뉴라고 부른답니다. 현재 A1셀 상태에서 할 수 있는 메뉴들을 간략하게 모아서 표시해 주는 것이죠. 여기서 [복사]를 선택해보세요. 그럼 A1셀의 내용이 클립보드로 복사되는 것입니다. 이렇게 특정 명령을 실행하는 것은 리본 메뉴를 통해서도 가능하고, CTRL+C와 같은 단축키로도 가능하고, 마우스 오른쪽 클릭을 통한 단축메뉴로도 가능하답니다.
그 후 A2셀을 선택한 후 다시 마우스 오른쪽을 클릭해보세요.
동일하게 셀을 선택하고 마우스 오른쪽을 클릭했지만, 아까는 없었던 항목들이 추가되었죠? 현재 클립보드에 A1셀이 복사되어 있기 때문에 붙여넣기 할 수 있는 추가옵션들이 보여지는 겁니다.
이렇게 마우스 오른쪽 클릭을 통해 마술같이 편한 작업을 할 수 있습니다. 여러분들은 행/열번호, 상태표시줄 등에서 모두 마우스 오른쪽을 클릭해보세요. 관련 작업을 할 수 있는 단축 메뉴가 표시되고, 쉽게 명령을 내릴 수 있다는 것을 아실겁니다!
